Pour gérer un projet efficacement, une image vaut mieux que des mots !

Dan Roam est consultant indépendant, ancien directeur créatif et artistique. Son job ? Aider des chefs de projet à résoudre des situations complexes au moyen d’images et de supports visuels. Son crédo ? On peut résoudre n’importe quel problème avec des dessins. Portrait de l’inventeur de la méthode « The back of a napkin ».

« The back of a napkin » - l’équivalent français du « dessin sur un coin de table » -  a été mise en œuvre par Dan Roam dans des organisations très variées : grande distribution (Walmart), domaine militaire (US Navy), politique (Sénat américain), industriel (Intel, Kraft), informatique (Microsoft) ou encore prêt-à-porter (Gap). Il a réussi à démontrer à leurs responsables que quiconque sachant donner une explication visuelle dans une situation donnée sera plus apte à gagner un budget, manager une équipe ou résoudre un problème. Parler ne suffit pas pour être cru ou expliquer une idée, et PowerPoint n’a pas la réponse à tout.

L’école nous a donné la grammaire et la syntaxe pour nous aider à communiquer. Une partie de notre cerveau regarde le monde de façon fragmentée, tandis que l’autre dispose d’une capacité d’assemblage globale. La dernière nous donne ce que Roam appelle « the larger picture », à savoir la vision périphérique. Cette partie de notre cerveau, bien plus développée, n’a jamais reçu les outils adéquats pour être exploitée efficacement. De façon très concrète, les chefs de projet qui demandent ou affectent des budgets doivent fournir des justifications. Ceux qui expliquent des besoins ou des dysfonctionnements par des images sont ceux qui en ont la meilleure compréhension et qui, selon Roam, convainquent le mieux, car ils ont déjà commencé à imaginer des solutions.

Clarifier des idées sur le papier est une tâche ardue étant donné l’environnement souvent stressant dans lequel le chef de projet évolue. Pour y parvenir, Roam propose une méthode en 6 étapes symbolisée par l’acronyme  « FOREST », qui signifie « Form – Only Essentials – Recognizable – Evolving – Spans differences – Targeted ». Durant sa carrière, il a pu constater l’impact considérable qu’avait l’image lorsqu’on l’appliquait à la gestion de projets complexes. Il prend l’exemple de Boeing et de son 787, sans doute l’avion le plus complexe du monde à assembler, dont la construction est réalisée simultanément dans 17 pays, par des gens parlant 13 langues différentes : le cockpit aux USA, le fuselage en Italie, les ailes au Japon, les ailes arrières en Chine, etc. L’entreprise a donc développé pour ses équipes un véritable langage visuel global se substituant à la parole. Il ne s’agit pas de CAO, ni de « mind-mapping » : les assembleurs regardent des images et montent les pièces selon des instructions graphiques très précises.

Un petit dessin peut aussi entrer dans l’histoire. On se souvient par exemple de Churchill et Staline se partageant les Balkans après avoir griffonné une carte sur une feuille de papier. Roam prend l’exemple de l’économiste Arthur Laffer, qui travaillait en 1974 pour l’équipe de Gerald Ford, président américain menant à l’époque une politique économique conservatrice. Sur une serviette en papier, Laffer dessina une courbe à deux axes symbolisant le pourcentage d’imposition en X et les revenus de l’Etat en Y. Il démontra ainsi que lorsque l’Etat réduisait l’étendue de la taxation, il encaissait plus de revenus. Le dessin a servi de base aux « Reaganomics », les mesures fiscales mises en place dans les années 80 pour bâtir ce qui allait devenir la « supply side economics » (l’économie de l’offre). 40 ans plus tard, cette méthode a toujours ses défenseurs et ses détracteurs. Et tout est parti d’un petit dessin…

Consulter la vidéo (en anglais)

En complément : Le site web de Dan Roam  et un site qui présente la méthode de management visuel « obeya ».

A lire sur MyProjectCafe : « Cartes conceptuelles : d’une idée à une autre » et « PERT : une représentation logique pour gagner en efficacité » .

 

Crédit photo : © sjhuls - Fotolia.com

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